Hướng dẫn cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cho dân văn phòng

cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Nếu bạn đang đối mặt với việc gửi một tài liệu quan trọng cho khách hàng nước ngoài nhưng không biết cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp hoặc nếu bạn làm việc tại một công ty đa quốc gia và cần gửi một email mời tất cả nhân sự tham gia cuộc họp, đừng lo lắng! Dưới đây là một số gợi ý và mẫu email tiếng Anh chuyên nghiệp mà các giáo viên tiếng Anh muốn chia sẻ với bạn. Hãy cùng bắt đầu nhé!

Bố cục chung của email bằng tiếng Anh

Để nắm được cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, trước tiên bạn cần hiểu rõ về cấu trúc. Về bản chất, viết email bằng tiếng Anh sẽ có ba phần chính: phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc, cùng với việc ký tên người gửi. Cùng với đội ngũ giáo viên dạy tiếng Anh 1:1 tại Askany đi vào chi tiết cách viết mail nhé.

Lời chào đầu thư

Để viết lời chào đầu thư bằng tiếng Anh, bạn có thể sử dụng các cụm từ và cấu trúc sau:

  1. Khi gửi thư cho người không quen biết hoặc người chưa gặp trước đây:
  • “Dear Sir/Madam,” (Kính gửi Ông/Bà,)
  • “To whom it may concern,” (Gửi đến ai quan tâm,)
  • “Hello,” (Xin chào,)
  1. Khi gửi thư cho người quen biết hoặc đã gặp trước đó:
  • “Dear [Họ tên],”
  • “Hello [Họ tên],”
  • “Hi [Họ tên],”

Lưu ý: Khi viết lời chào đầu thư, hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng phù hợp với mối quan hệ và tình cảm giữa bạn và người nhận. Nếu bạn không chắc chắn về tên người nhận hoặc không biết tên của họ, bạn có thể sử dụng cách gọi chung như “Dear Sir/Madam” hoặc “To whom it may concern.”

Ví dụ:

  • Dear Sir/Madam,
  • To whom it may concern,
  • Hello,
  • Dear John,
  • Hello Sarah,
  • Hi David,

Sau khi viết lời chào đầu thư, bạn có thể tiếp tục viết phần nội dung chính của thư.

cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Nội dung bắt đầu

Để viết nội dung bắt đầu email bằng tiếng Anh, bạn có thể tuân theo các mẫu câu và hướng dẫn sau:

  1. Khi bạn muốn giới thiệu về mình:
  • “I hope this email finds you well” (Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn một cách tốt đẹp.)
  • “I am writing to you regarding” (Tôi viết email này để liên quan đến…)
  • “I am reaching out to you to discuss/ask/inquire about…” (Tôi liên hệ với bạn để thảo luận/hỏi/tìm hiểu về…)
  • “I would like to introduce myself as…” (Tôi muốn tự giới thiệu là…)
  1. Khi bạn muốn đưa ra lý do viết email:
  • “I am writing to follow up on our previous conversation/meeting/discussion…” (Tôi viết email này để theo dõi cuộc trò chuyện/gặp gỡ/thảo luận trước đó…)
  • “I am contacting you regarding the…” (Tôi liên hệ với bạn về việc…)
  1. Khi bạn muốn giới thiệu vấn đề chính của email:
  • “I would like to discuss/bring to your attention…” (Tôi muốn thảo luận/chú ý đến…)
  • “I am writing to inquire about/get information about…” (Tôi viết email này để hỏi/tìm thông tin về…)
  • “I wanted to inform/update you about…” (Tôi muốn thông báo/cập nhật cho bạn về…)
  1. Khi bạn muốn bắt đầu một đề xuất, yêu cầu hoặc thảo luận:
  • “I would appreciate it if you could…” (Tôi rất mong bạn có thể…)
  • “I am interested in/looking for…” (Tôi quan tâm/tìm kiếm…)
  • “I would like to request your assistance/help with…” (Tôi muốn yêu cầu sự trợ giúp/cứu trợ của bạn về…)

Ví dụ:

  • I hope this email finds you well. I am writing to you regarding the upcoming project we discussed last week.
  • I am reaching out to you to discuss the marketing strategy for our new product launch.
  • I would like to introduce myself as the new account manager for your company.
  • I am writing to follow up on our previous conversation about the collaboration opportunity.
  • I am contacting you regarding the shipment delay of our recent order.

Sau khi viết nội dung bắt đầu email, bạn có thể tiếp tục với phần chi tiết của email hoặc câu chuyện chính của mình.

Xem thêm: Top 5 chứng chỉ tiếng Anh thông dụng nhất hiện nay

Nội dung kết thúc

Để viết nội dung kết thúc email bằng tiếng Anh, dưới đây là một số mẫu câu và hướng dẫn:

  1. Khi bạn muốn kết thúc một cách chuyên nghiệp:
  • Thank you for your attention/time – Cảm ơn sự quan tâm/thời gian của bạn.)
  • I appreciate your prompt response – Tôi đánh giá cao phản hồi nhanh chóng của bạn.)
  • I look forward to hearing from you soon – Tôi mong đợi nhận được tin từ bạn sớm.)
  • “Please do not hesitate to contact me if you have any further questions/concerns.” (Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi/lo lắng nào.)
  1. Khi bạn muốn đề xuất hành động tiếp theo:
  • “I suggest we schedule a meeting to further discuss this matter.” (Tôi đề xuất chúng ta lên lịch một cuộc họp để thảo luận sâu hơn về vấn đề này.)
  • “Let’s set up a call to go over the details.” (Hãy thảo luận chi tiết qua một cuộc gọi.)
  • “Please let me know your availability for a follow-up meeting.” (Xin vui lòng cho tôi biết sự sẵn có của bạn để có cuộc họp tiếp theo.)
  1. Khi bạn muốn tạo thêm mối quan hệ hoặc khuyến khích tương tác tiếp:
  • “I hope we can continue to collaborate/work together in the future.” (Tôi hy vọng chúng ta có thể tiếp tục cộng tác/làm việc cùng nhau trong tương lai.)
  • “I look forward to future opportunities to connect.” (Tôi mong chờ cơ hội kết nối trong tương lai.)
  • “Stay in touch.” (Hãy giữ liên lạc.)
  • “I wish you all the best.” (Tôi chúc bạn mọi điều tốt lành.)

Hãy tùy chỉnh các câu trên để phù hợp với ngữ cảnh và mục đích cụ thể của bạn khi viết email.

Ký tên

Để kết thúc email và ký tên bằng tiếng Anh, bạn có thể sử dụng các cụm từ và cấu trúc sau:

  1. Khi kết thúc email một cách chuyên nghiệp:
  • “Best regards,” (Trân trọng,)
  • “Sincerely,” (Trân trọng,)
  • “Thank you,” (Cảm ơn,)
  • “Yours faithfully,” (Trung thành,)
  • “With gratitude,” (Với lòng biết ơn,)
  1. Khi bạn muốn thể hiện sự tôn trọng và thành kính hơn:
  • “Kind regards,” (Kính chào,)
  • “Warm regards,” (Trân trọng gửi lời chào,),
  • “Yours sincerely,” (Trân trọng,)
  1. Khi bạn muốn thể hiện sự thân thiện:
  • “Best wishes,” (Chúc mọi điều tốt lành,)
  • “Take care,” (Hãy chăm sóc mình,)
  • “Looking forward,” (Hẹn gặp lại,)

Sau đó, bạn có thể ký tên dưới lời kết thúc bằng tên của mình.

Ví dụ:

  • Best regards, John Smith
  • Sincerely, Emily Davis
  • Thank you, David Thompson
  • Kind regards, Sarah Johnson

Hãy chọn cụm từ kết thúc và cách ký tên phù hợp với mục đích và quan hệ với người nhận của bạn.

cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Những lưu ý để viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Khi viết email bằng tiếng Anh, cần lưu ý những điều sau để thực hiện cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp:

  • Xác định đối tượng nhận email và mức độ trang trọng: Khi viết email công việc, quan trọng là đề cao mức độ lịch sự phù hợp với đối tượng nhận. Với cấp trên, khách hàng hay đối tác, email cần có bố cục đầy đủ, từ ngữ và văn phong nghiêm túc. Với bạn bè, đồng nghiệp hay khách hàng thân thiết, có thể sử dụng từ ngữ dân dã hơn và lược bớt các phần chào hỏi rườm rà.
  • Trang trọng nhưng không phức tạp: Một email trang trọng không đồng nghĩa với việc sử dụng từ vựng phức tạp hay idiom. Thay vì cố gắng sử dụng những từ “sang chảnh”, hãy sử dụng câu văn gọn gàng, bố cục đầy đủ và đúng ngữ pháp để đảm bảo sự thành công của cuộc trò chuyện.
  • Đúng chính tả và ngữ pháp, bạn có thể sử dụng các app học tiếng Anh miễn phí để check ngữ pháp cho mình. 

Ví dụ:

  • Đối tượng nhận là cấp trên: “I am writing to inform you about the progress of the project we discussed in our meeting last week. Please find attached the updated report for your review and approval. Your prompt response would be greatly appreciated.”
  • Đối tượng nhận là bạn bè: “Hey! Just wanted to let you know that I have booked the tickets for the concert. Can’t wait to rock out together! See you soon!”

Nhớ rằng, việc quan trọng nhất là sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, gọn gàng và truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả.

Dưới đây là toàn bộ kiến thức cần thiết về cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và chuẩn mực. Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi soạn thảo email hàng ngày. Mong rằng bạn sẽ tiếp tục đồng hành cùng Topchuyengia trong các bài học sắp tới!

Nếu bạn đang làm việc và muốn học thêm về các mẫu câu giao tiếp trong môi trường văn phòng, liên hệ ngay các giáo viên dạy tiếng Anh giỏi của chúng tôi nhé, Tại đây các giáo viên sẽ có đưa ra cho bạn 1 lộ trình cụ thể và phù hợp.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *