Làm thế nào để cài đặt SQL trong Excel? Đây là một trong những câu hỏi được rất nhiều người dùng đặt ra nhằm tối ưu hóa việc xử lý và lưu trữ dữ liệu thô trong cơ sở dữ liệu trước khi trình bày và gửi đi các báo cáo dưới dạng file Excel. Việc kết nối SQL với Excel được xem là cách tốt nhất để giảm thiểu các quy trình xuất dữ liệu từ Database ra Excel lặp đi lặp lại tốn thời gian. Trong bài viết dưới đây, Top20Review sẽ hướng dẫn bạn trình tự các bước cài đặt SQL vào Excel để lấy dữ liệu một cách tự động đơn giản nhất.
Với nhiều người tự học Data Analyst, quy trình cài đặt SQL trong Excel thực tế rất phức tạp, phải trải qua nhiều bước từ việc phải tải phiên bản SQL phù hợp với máy tính cho đến việc kết nối SQL với Excel sao cho tích hợp đầy đủ các chức năng cần thiết. Nếu bạn thấy việc này quá khó khăn và không biết giải quyết như nào, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia Data Analyst của Askany để được hướng dẫn chi tiết nhất.
Mục lục
SQL là gì?
SQL là viết tắt của cụm từ Structured Query Language, đây là một ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc tập hợp các lệnh được dùng để tương tác với cơ sở dữ liệu. SQL được biết đến với vai trò lưu trữ, thao tác và truy xuất dữ liệu thuộc một cơ sở dữ liệu quan hệ bất kỳ, chẳng hạn như SQL Server, MySQL, MS Access, Postgres và Oracle. Tham khảo thêm SQL Server là gì để tìm hiểu thêm các thông tin thú vị về cơ sở dữ liệu.
Hầu hết các công ty lớn hiện này đều xây dựng một hệ thống lưu trữ cơ sở dữ liệu, trong đó mọi thứ sẽ được mô tả thành nhiều bảng có mối quan hệ với nhau. Để truy vấn và lấy dữ liệu từ các bảng này tổng hợp thành thông tin nào đó, chúng ta thường dùng đến ngôn ngữ SQL là gì bằng cách đặt các câu query.
>> Xem thêm: MySQL là gì? Cách cài đặt MySQL quản lý dữ liệu hiệu quả
Cách cài đặt SQL trong Excel
Trong phần này, Top20Review sẽ hướng dẫn cách thức cài đặt phần mềm SQL Server về máy tính trước tiên, điều này giúp mang lại một môi trường thực hiện các công việc khác với SQL một cách toàn diện, điển hình là áp dụng SQL trong Excel. Bạn có thể tham khảo thêm Data Analyst là gì để biết chi tiết hơn về quá trình cài đặt này.
Cài đặt SQL về máy
Tải SQL Server về máy
Để bắt đầu cài đặt SQL về máy, bạn cần tải file setup SQL bằng cách truy cập trực tiếp vào trang chủ Microsoft để tải bộ công cụ. Tại đây sẽ nhiều phiên bản SQL khác nhau, hãy lựa chọn một phiên bản tương thích với cấu hình máy tính, cũng như nhu cầu sử dụng của bạn.
Khởi chạy SQL Server
Bước 1: Bạn tiến hành mở file đã tải về, lúc này màn hình sẽ hiển thị 3 tùy chọn ứng với 3 mục đích sử dụng khác nhau để bạn lựa chọn, bao gồm:
- Basic: Là tuỳ chọn gồm các tính năng cơ bản được cài động tự động và phù hợp với người mới bắt đầu.
- Custom: Là tùy chọn có thêm một số tính năng chuyên sâu hơn phiên bản basic và cũng được cài đặt tự động.
- Download Media: Là tùy chọn cài đặt được trên nhiều thiết bị mà không phải tải lại từ đầu thông qua một file cài đặt online.
Trong hướng dẫn này, Top20Review sẽ lựa chọn bản Custom.
Bước 2: Sau khi chọn bản Custom, để bắt đầu cài đặt, bạn nhấn chọn Accept → Install.
Bước 3: Cửa sổ SQL Server Installation Center xuất hiện, bạn chọn mục đầu tiên New SQL Server stand-alone Installation or add features to an existing installation. Tiếp đó, tại cửa sổ License Terms, bạn chọn I accept the license terms and Privacy Statement và nhấn Next để khởi chạy Global Rules và thiết lập SQL Server. Sau đó bạn tiếp tục nhấn Next.
Bước 4: Khi cửa sổ Install Rules mở ra, hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra các yêu cầu cần đạt. Thông thường, ở phần này, mục Windows Firewall sẽ hiển thị dấu cảnh cáo màu vàng, tuy nhiên nó không ảnh hưởng quá nhiều. Bạn tiếp tục bấm Next.
Bước 5: Tại mục Features Selection, bạn tích chọn lần lượt các mục Database Engine Services, SQL Server Replication và Client Tools Connectivity để đảm bảo có đầy đủ chức năng cho cơ sở dữ liệu cơ bản. Sau đó chọn Next để tiếp tục.
Bước 6: Đến mục Instance Configuration, bạn cần đặt tên cho Instance với điều kiện là chữ không dấu và không có khoảng trắng, tiếp tục nhấn Next.
Bước 7: Tại mục Database Engine Configuration, bạn tích chọn mục Mix Mode để khởi chạy chức năng bảo mật dữ liệu. Sau đó nhập mật khẩu cho tài khoản và nhấn Add current User. Tiếp đó bấm chọn Next.
Bước 8: Cuối cùng, bạn nhấn chọn Install và đợi quá trình cài đặt hoàn tất rồi nhấn Close để kết thúc.
Kết nối SQL với Excel
Tạo kết nối giữa SQL và Excel sẽ giúp việc lấy dữ liệu nhiều lần trở nên thuận tiện. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn mở phần mềm Excel lên và vào menu Data trên thanh công cụ để chọn Get Data. Lúc này, bạn sẽ thấy nhiều lựa chọn kết nối các nguồn dữ liệu với Excel, để kết nối với nguồn dữ liệu của SQL, bạn bấm chọn From Database và chọn From SQL Server Database.
Bước 2: Khi hộp thoại SQL Server Database mở ra, hãy nhập tên SQL Server mà bạn muốn lấy dữ liệu tại mục Server. Sau đó, bạn chỉ định tên của một cơ sở dữ liệu (tùy chọn) thuộc mục Database (optional).
Bước 3: Nếu bạn muốn truy vấn cơ sở dữ liệu gốc để nhập dữ liệu thì cần tiến hành điền truy vấn vào ô SQL Statement và nhấn OK.
Bước 4: Ở bước này, bạn chọn chế độ xác thực khi kết nối với SQL Server. Trong đó:
- Windows: Là lựa chọn mặc định được dùng để xác thực kết nối bằng Windows.
- Cơ sở dữ liệu: Là lựa chọn nếu bạn muốn xác thực kết nội bằng SQL Server.
Bước 5: Cuối cùng, bạn bấm Connect để kết nối dữ liệu, tuy nhiên trong trường hợp SQL Server không hỗ trợ kết nối mã hoá, Power Query sẽ thông báo chọn kết nối không mã hoá đến bạn. Lúc này, bạn chỉ cần bấm OK để có thể thử sử dụng kết nối không được mật mã.
Bài viết trên đây đã hướng dẫn các bước cài đặt SQL trong Excel đầy đủ và chi tiết nhất, điều này sẽ giúp bạn tối ưu thời gian và nâng cao hiệu suất công việc truy vấn dữ liệu từ Database vào Excel. Tuy nhiên, nếu bạn gặp bất kỳ thách thức nào trong quá trình cài đặt SQL trong Excel thì đừng quên liên lạc với các chuyên gia DA của Askany, họ sẽ tư vấn và hướng dẫn lại cho bạn dựa trên kinh nghiệm thực tiễn của mình.
