Tất cả doanh nghiệp đều muốn cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, bộ máy cồng kềnh – quan liêu, sự “cô lập” giữa các bộ phận, thậm chí văn hóa doanh nghiệp có thể cản trở sự tiến bộ và đổi mới. Ứng dụng chu trình PDCA giúp các công ty thoát khỏi tình trạng trì trệ để chuyển đổi sang một hệ thống cải tiến liên tục. Vậy chu trình PDCA là gì? Ứng dụng quy trình PDCA đem lại hiệu quả ra sao? Hãy cùng tham khảo qua bài viết sau!
Mục lục
PDCA là gì?
Chu trình PDCA, viết tắt của kế hoạch (Plan) – thực hiện (Do) – kiểm tra (Check) – hành động (Act), là một phương pháp quản lý chất lượng mục tiêu đạt được bằng việc tiến hành cải tiến liên tục trong các quy trình, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức. Mô hình này còn được gọi là chu trình Deming PDCA, chu trình Shewhart hoặc bánh xe Deming, được tạo ra từ ý tưởng của nhà vật lý Walter Shewhart và sau đó được phát triển bởi William Deming. Nó cũng là thành phần chính của quản lý tinh gọn, hay còn gọi là lean management.
Chu trình PDCA là viết tắt của bốn bước quan trọng trong quá trình cải tiến:
- Plan (Lập kế hoạch): Bước này liên quan đến việc xác định mục tiêu cụ thể và lập kế hoạch để đạt được chúng. Điều này bao gồm việc thu thập thông tin, phân tích tình hình hiện tại và đề xuất các biện pháp cải tiến.
- Do (Thực hiện): Ở bước này, kế hoạch đã được xác định sẽ được thực hiện. Các biện pháp cải tiến được triển khai theo kế hoạch, và quá trình thực hiện được theo dõi một cách cẩn thận.
- Check (Kiểm tra): Sau khi thực hiện, bước này đánh giá kết quả so với mục tiêu đã đề ra. Dữ liệu được thu thập và so sánh để xem liệu mục tiêu đã đạt được chưa và để xác định những điểm cần điều chỉnh.
- Act (Hành động): Dựa trên kết quả kiểm tra, các điểm yếu hoặc sự cải tiến cần thiết được xác định. Từ đó, các biện pháp điều chỉnh hoặc cải tiến được thực hiện để chuẩn bị cho chu kỳ PDCA tiếp theo.
Lợi ích khi ứng dụng chu trình PDCA
Áp dụng chu trình PDCA mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp:
- Việc lập kế hoạch cẩn thận giúp tập trung vào mục tiêu cụ thể và định hình hành động.
- Thực hiện các biện pháp theo kế hoạch đảm bảo tính hiệu quả và nhất quán.
- Kiểm tra kết quả giúp đánh giá sự thành công và cần thiết của các biện pháp
- Cuối cùng, việc điều chỉnh và cải tiến dựa trên kết quả là chìa khóa để duy trì sự tiến bộ và phát triển liên tục.
Tóm lại, chu trình PDCA là một phương pháp quản lý mạnh mẽ giúp doanh nghiệp vượt qua những khó khăn nội tại và thúc đẩy sự cải tiến không ngừng.
Chi tiết 4 bước trong chu trình PDCA
Chu trình PDCA bao gồm bốn bước quan trọng: Plan (Lập kế hoạch), Do (Thực hiện), Check (Kiểm tra), và Act (Hành động). Dưới đây là chi tiết về từng bước cùng với ví dụ minh họa:
Plan (Lập kế hoạch)
- Xác định mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được.
- Thu thập thông tin về tình hình hiện tại và các yếu tố liên quan.
- Phân tích thông tin để xác định các nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề hoặc cơ hội cải tiến.
- Đề xuất các biện pháp cải tiến và xây dựng kế hoạch thực hiện.
Ví dụ: Giả sử một công ty sản xuất gặp vấn đề về chất lượng sản phẩm, dẫn đến sự phàn nàn của khách hàng. Mục tiêu là cải thiện chất lượng sản phẩm để giảm số lượng sản phẩm bị lỗi.
Do (Thực hiện)
- Triển khai kế hoạch đã xác định ở bước lập kế hoạch.
- Thực hiện các biện pháp cải tiến và theo dõi quá trình thực hiện một cách cẩn thận.
Ví dụ: Công ty đã thực hiện việc tăng cường kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất và huấn luyện thêm nhân viên về kỹ thuật sản xuất để giảm thiểu lỗi.
Check (Kiểm tra)
- Thu thập dữ liệu sau khi đã thực hiện biện pháp cải tiến.
- So sánh dữ liệu với mục tiêu đã đề ra để đánh giá sự thành công.
- Xác định các kết quả đạt được và những điểm yếu cần cải thiện.
Ví dụ: Sau khi áp dụng các biện pháp cải tiến, công ty đã thu thập dữ liệu về số lượng sản phẩm bị lỗi trong mỗi lô hàng sản xuất và so sánh với mục tiêu giảm lỗi.
Act (Hành động)
- Dựa trên kết quả kiểm tra, xác định những điểm cần điều chỉnh hoặc cải tiến thêm.
- Đưa ra các hành động cụ thể để giải quyết các vấn đề còn tồn đọng và nâng cao quy trình hoặc sản phẩm.
Ví dụ: Dựa trên dữ liệu kiểm tra, công ty nhận thấy rằng mức độ lỗi đã giảm, nhưng vẫn còn một số lỗi do thiếu sự chú ý trong quá trình sản xuất. Họ quyết định cải thiện quá trình đào tạo nhân viên và thúc đẩy sự tương tác giữa các bộ phận để tối ưu hóa quy trình sản xuất.
PDCA trong thời kỳ chuyển đổi số
Áp dụng chu trình PDCA trong quá trình chuyển đổi số (digital transformation) là phương pháp mạnh mẽ để đảm bảo quá trình chuyển đổi được thực hiện một cách hiệu quả, liên tục cải tiến và đạt được các mục tiêu đề ra. Bằng cách ứng dụng các phần mềm quản trị tiên tiến, kết hợp với chu trình PDCA, tổ chức có thể tối ưu hóa quá trình chuyển đổi số và đảm bảo rằng sự thay đổi mang lại giá trị thực sự.
PDCA giúp đảm bảo rằng các hoạt động chuyển đổi số được thực hiện với mục tiêu cụ thể và tạo ra hiệu quả thực tế cho tổ chức. Ngược lại, chuyển đổi số sẽ là đòn bẩy để cải thiện các hoạt động trong chu trình PDCA.
Kết hợp PDCA và chuyển đổi số tạo nên một sự tương tác tăng cường, trong đó PDCA định hình và cải tiến chiến lược chuyển đổi số, còn chuyển đổi số tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập dữ liệu và đánh giá hiệu suất, từ đó thúc đẩy sự liên tục cải tiến và hiệu quả của tổ chức.
Hy vọng rằng, bài viết giúp bạn hiểu rõ hơn chu trình PDCA là gì cùng cách ứng dụng chu trình PDCA thực tế tại doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật những kiến thức mới và hay nhất về công cụ cải tiến bạn nhé!
