Tại sao cần phải change request? Khi đang triển khai một dự án phần mềm, sẽ có rất nhiều tình huống phát sinh khiến bạn trở tay không kịp, như việc khách hàng đột nhiên đòi thay đổi. Mặc dù sẽ mang lại nhiều cho khăn khăn cho team phát triển, những song song đó, change request cũng mang lại nhiều cơ hội mới cho doanh nghiệp. Hãy cùng Top20review khám phá xem tại sao cần phải change request và cách áp dụng hạn chế ảnh hưởng dự án nhất có thể.
Nếu tình huống change request là ngoại lệ và bạn không biết phải giải quyết như thế nào, đừng vội đưa ra quyết định ngay. Hãy thử trao đổi với các chuyên gia hàng đầu trong ngành Business Analyst tại Askany để nhận lời khuyên và hướng dẫn xử lý vấn đề, điều này giúp bạn giảm tỷ lệ gặp rủi ro và thất bại rất nhiều so với tự mình đối mặt với khó khăn đó.
Mục lục
5 lý do tại sao cần phải change request
Trong quá trình phát triển dự án, việc sử dụng “change request” đóng một vai trò khá quan trọng. Tuy nhiên, không nhiều BA thực hiểu lý do tại sao cần phải change request, thay vào đó sẽ thấy khó chịu vì yêu cầu này. vì vậy, Top20review sẽ tổng hợp những lý do chính tại sao cần phải change request khi đang triển khai dự án:
Thay đổi theo yêu cầu khách hàng
Một trong những lý do chính tại sao cần phải change request là đáp ứng những thay đổi yêu cầu từ phía khách hàng. Team dự án phải thích nghi với những thay đổi bất chợt về nhu cầu hoặc mục tiêu của khách hàng. Tình huống này xảy ra rất thường xuyên, nên đây là một trong những lý do chính tại sao cần phải thực hiện change request.
Sửa lỗi, cải thiện chất lượng
Một lý do tại sao cần phải change request tiếp theo là để xử lý lỗi mới xuất hiện hoặc để cải thiện chất lượng sản phẩm tốt hơn. Khi phát hiện ra vấn đề hoặc có cơ hội cải tiến, change request có thể đảm bảo rằng dự án tiến triển theo đúng hướng và đạt được hiệu suất tốt nhất.
XEM THÊM BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Tài liệu SRS là gì?
Thay đổi kỹ thuật, công nghệ
Với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ, Change request tạo cơ hội để dự án áp dụng những thay đổi kỹ thuật mới, cải thiện hiệu suất hoặc bảo mật hơn. Ngoài ra, Change request sẽ giúp cho dự án linh hoạt thay đổi, mà không làm ảnh hưởng đến các quy trình làm việc khác.
Ưu tiên và quản lý rủi ro
Change request cũng là một giải pháp quản lý rủi ro và ưu tiên các yếu tố quan trọng hữu hiệu. Khi xuất hiện yếu tố không có trong dự kiến ban đầu, change request sẽ giúp bạn đảm bảo sự ổn định và kiểm soát tốt hơn trong quá trình thực hiện dự án.
Phản hồi từ người dùng cuối cùng
một trong những lý do tại sao cần phải thực hiện change request khác, đó chính là nhận được phản hồi từ người dùng cuối. Những yêu cầu và ý kiến từ người dùng giúp bạn định hình lại sản phẩm để đáp ứng mong muốn và tiêu chuẩn chất lượng cao hơn.
Ví dụ: Trong một dự án phát triển phần mềm, khách hàng yêu cầu thêm một tính năng mới vào ứng dụng. Tính năng này sẽ cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa hồ sơ cá nhân của họ.
Yêu cầu thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến phạm vi của dự án, vì cần phải phát triển thêm tính năng mới. Yêu cầu này cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian và chi phí của dự án, vì cần phải dành thêm thời gian và tài nguyên để phát triển tính năng mới.
Yêu cầu thay đổi này cần được xem xét và phê duyệt bởi tất cả các bên liên quan trước khi thực hiện.
Nói tóm lại, việc sử dụng change request là bước cực kỳ quan trọng trong quy trình làm việc, đồng thời cũng chính là giải pháp giúp dự án trở nên tối ưu và linh hoạt hơn trong môi trường thay đổi không ngừng.
Cách quản lý rủi ro hiệu quả khi áp dụng change request
Change request thường chứa đựng nhiều rủi ro, nguyên nhân của các sự cố vấn đề và là nguồn cơn của các phàn nàn về chất lượng dịch vụ. Vì vậy, sau khi tìm hiểu về lý do tại sao cần phải change request, Top20review sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý change request để tránh gặp phải những vấn đề nan giải trên.
CR là một đề xuất nhằm thay đổi một sản phẩm, hệ thống, thường được đưa ra bởi khách hàng hoặc một thành viên khác trong nhóm. Để quản lý CR một cách hiệu quả, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Bạn nên yêu cầu khách hàng đưa ra CR bằng văn bản và cung cấp bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào có thể hữu ích cho quy trình này. Đối với team dự án, bạn cũng nên tạo một mẫu template CR form để khách hàng điền vào các thông tin cần thiết như mục tiêu, lý do, ưu tiên, tác động, ngân sách, thời gian,…
- Bước 2: Trước tiên bạn cần đánh giá CR để xác định tính cần thiết, khả thi và xét xem có ảnh hưởng của nó đến dự án hay không bằng cách đặt ra những câu hỏi về lý do, giá trị và rủi ro của CR. Ngoài ra, bạn cũng cần phải ước lượng trước effort, tài nguyên cũng như thời gian cần thiết để thực hiện CR.
- Bước 3: Tiếp theo là đưa ra quyết định về việc chấp nhận hay từ chối CR dựa trên những kết quả đánh giá phía trên. Bạn cần có luận điểm rõ ràng và logic để thuyết phục được khách hàng hoặc các bên liên quan đồng thuận. Song song đó, bạn cũng cần xem xét kỹ các tiêu chí khác như mức độ ưu tiên, mức độ khẩn cấp, mức độ phù hợp với mục tiêu dự án,…
- Bước 4: Bước cuối cùng đó là bạn hãy tiến hành CR nếu được chấp nhận, đồng thời theo dõi tiến độ, chất lượng và kết quả cuối cùng. Hãycập nhật lại toàn bộ kế hoạch, phạm vi, ngân sách và các tài liệu liên quan của dự án để phản ánh đã có sự thay đổi. Ngoài ra, bạn cũng cần giao việc cho các thành viên nhóm, để họ kiểm tra và kiểm soát các công việc liên quan đến CR, sau đó báo cáo kết quả cho khách hàng và các bên liên quan nắm thông tin cụ thể.
Đây là một hướng dẫn cơ bản về cách quản lý CR mà bạn có thể áp dụng thử. Việc quản lý change request không hề đơn giản, vì vậy bạn cần phải cẩn thận và tỉ mỉ trong quá trình này để tránh phạm phải những sai sót không đáng có.
>>>Tham khảo: Khóa học Business Analyst từ cơ bản đến nâng cao dành cho bạn.
Qua bài viết này, bạn đã biết được tại sao cần phải change request và làm thế nào để quản lý quy trình này một cách hiệu quả hay chưa? Change request không hoàn toàn là xấu, nếu được quản lý tốt, yêu đầu cũng chính là cơ hội phát triển cho sản phẩm của bạn. Tuy nhiên, change request cũng có thể gây ra nhiều khó khăn, rủi ro nếu không được kiểm soát và thực hiện một cách hợp lý. Vì vậy, hãy tham khảo lời khuyên và nhận hướng dẫn của các chuyên gia có kinh nghiệm và kiến thức BA sâu sắc tại Askany trước khi ra quyết định nhé!
