Bạn có quy trình nghiệp vụ của BA là gì? BA hay Business Analyst là một vai trò quan trọng trong các dự án công nghệ thông tin (CNTT). Họ chịu trách nhiệm phân tích nhu cầu của doanh nghiệp, thiết kế các giải pháp CNTT đáp ứng nhu cầu đó và đảm bảo chúng được triển khai thành công. Để làm được những việc này, BA cần tuân theo một quy trình nghiệp vụ (gọi là BPM: Business Process Management). Trong bài viết này, Top20review sẽ giới thiệu chi tiết từng bước quy trình nghiệp vụ của BA.
Nếu bạn đang quan tâm đến việc trở thành một BA hoặc muốn nâng cao kỹ năng BA của mình, hãy đặt lịch hẹn để được học hỏi kinh nghiệm trực tiếp từ những chuyên viên phân tích nghiệp vụ trên app Askany, bạn nhé.
Mục lục
Các bước trong quy trình nghiệp vụ của BA
Phân tích nhu cầu
Bước đầu tiên trong quy trình nghiệp vụ của BA là phân tích nhu cầu của doanh nghiệp. BA cần hiểu rõ các quy trình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp, xác định các vấn đề và nhu cầu của họ, cũng như các mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được. Để thực hiện bước này, BA có thể sử dụng các kỹ thuật như:
- Phỏng vấn người dùng: BA có thể gặp gỡ và đặt câu hỏi cho các bên liên quan, bao gồm các lãnh đạo, nhân viên và khách hàng của doanh nghiệp, để thu thập thông tin về nhu cầu và mong đợi của họ.
- Quan sát quá trình làm việc: BA có thể quan sát cách thức hoạt động của doanh nghiệp, nhận biết các bước, luồng, đầu vào và đầu ra của các quy trình kinh doanh, cũng như các vấn đề và khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải.
- Phân tích dữ liệu: BA có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu, như Excel, Power BI, Tableau, để phân tích các số liệu, chỉ số, xu hướng và mẫu liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đánh giá hiệu quả và tìm ra các cơ hội cải thiện.
Sau khi phân tích nhu cầu, BA cần tóm tắt và trình bày các kết quả phân tích cho các bên liên quan, để xác nhận và thống nhất về các nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. BA cũng cần tạo ra các tài liệu phân tích nhu cầu, như:
- Bản mô tả dự án (Project Charter): Bản mô tả dự án là một tài liệu ngắn gọn, trình bày về mục đích, phạm vi, mục tiêu, kết quả mong đợi, ngân sách, thời gian và các bên liên quan của dự án.
- Bản đặc tả yêu cầu (Requirement Specification): Bản đặc tả yêu cầu là một tài liệu chi tiết, mô tả các yêu cầu về chức năng, phi chức năng, giao diện, dữ liệu, quy trình, an ninh, hiệu năng và khả năng mở rộng của giải pháp CNTT cần thiết để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Thiết kế giải pháp
Sau khi hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp, bước tiếp theo của quy trình nghiệp vụ của BA sẽ là tiến hành thiết kế giải pháp CNTT đáp ứng nhu cầu đó. Giải pháp CNTT có thể bao gồm các phần mềm, hệ thống, quy trình mới hoặc thay đổi các quy trình hiện tại. Để thiết kế giải pháp, BA cần cân nhắc các yếu tố sau:
- Các yêu cầu của doanh nghiệp: BA cần đảm bảo giải pháp CNTT thỏa mãn các yêu cầu đã được đặt ra ở bước phân tích nhu cầu, cũng như có thể thích ứng với các yêu cầu thay đổi trong tương lai.
- Các hạn chế về ngân sách và thời gian: BA cần đánh giá chi phí và thời gian cần thiết để phát triển và triển khai giải pháp CNTT, so sánh với ngân sách và thời gian có sẵn của dự án, và đề xuất các giải pháp tối ưu hóa hoặc ưu tiên các yêu cầu quan trọng hơn.
- Các công nghệ và khả năng hiện có: BA cần nghiên cứu các công nghệ và khả năng hiện có của doanh nghiệp, như các phần mềm, hệ thống, thiết bị, nhân lực, để lựa chọn các công nghệ phù hợp và tận dụng các tài nguyên có sẵn để thiết kế giải pháp CNTT.
Để thiết kế giải pháp, BA cần tạo ra các tài liệu thiết kế giải pháp, như:
- Bản thiết kế giải pháp (Solution Design): Bản thiết kế giải pháp là một tài liệu mô tả cấu trúc, kiến trúc, thành phần, giao tiếp, luồng xử lý, luật kinh doanh, ràng buộc và các yếu tố khác của giải pháp CNTT.
- Bản thiết kế giao diện (User Interface Design): Bản thiết kế giao diện là một tài liệu mô tả cách thức người dùng tương tác với giải pháp CNTT, bao gồm các màn hình, nút, menu, biểu tượng, màu sắc, font chữ, thông báo và các yếu tố khác của giao diện người dùng.
- Bản thiết kế dữ liệu (Data Design): Bản thiết kế dữ liệu là một tài liệu mô tả cấu trúc, định dạng, loại, nguồn, đích, quan hệ, ràng buộc và các yếu tố khác của dữ liệu liên quan đến giải pháp CNTT.
XEM THÊM: Tổng hợp các công cụ dành cho BA
Triển khai giải pháp
Triển khai giải pháp là bước tiếp theo trong quy trình nghiệp vụ của BA. Đây là bước mà BA cùng với các developer, tester và người dùng cuối thực hiện việc xây dựng, kiểm tra và đưa giải pháp CNTT vào hoạt động. Để triển khai giải pháp, BA cần thực hiện các công việc sau:
- Hỗ trợ kiểm thử: BA cần hỗ trợ các kiểm thử viên trong việc xác định các trường hợp kiểm thử, thiết lập môi trường kiểm thử, thực hiện kiểm thử và ghi nhận kết quả kiểm thử. BA cũng cần kiểm tra và xác nhận rằng giải pháp CNTT đáp ứng các tiêu chí về chức năng, phi chức năng, giao diện, dữ liệu, quy trình, an ninh, hiệu năng và khả năng mở rộng.
- Hỗ trợ đào tạo: BA cần hỗ trợ việc đào tạo cho người dùng cuối về cách sử dụng giải pháp CNTT, bao gồm cung cấp các tài liệu hướng dẫn, video hướng dẫn, hỏi đáp, thực hành và đánh giá. BA cũng cần thu thập phản hồi từ người dùng cuối về sự hài lòng và khó khăn khi sử dụng giải pháp CNTT.
- Hỗ trợ chuyển giao: BA cần hỗ trợ việc chuyển giao giải pháp CNTT từ nhóm dự án sang nhóm vận hành, bao gồm cung cấp các tài liệu về cấu hình, bảo trì, sao lưu, khôi phục, nâng cấp và giải quyết sự cố. BA cũng cần đảm bảo rằng giải pháp CNTT được tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp, cũng như tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn về CNTT.
Theo dõi và tối ưu hóa
Bước cuối cùng trong quy trình nghiệp vụ của BA là theo dõi và tối ưu hóa giải pháp CNTT. Đây là bước mà BA cùng với các bên liên quan đánh giá hiệu quả và giá trị của giải pháp CNTT, cũng như đề xuất các cải tiến và cập nhật cho giải pháp CNTT.
Đề xuất cải tiến: BA cần đề xuất các cải tiến và cập nhật cho giải pháp CNTT, dựa trên các kết quả đánh giá hiệu quả và giá trị, cũng như các phản hồi và yêu cầu từ các bên liên quan. BA cũng cần ước lượng chi phí, thời gian, tác động và lợi ích của các cải tiến và cập nhật, cũng như xây dựng kế hoạch và thực hiện các cải tiến và cập nhật theo quy trình nghiệp vụ của BA.
>>>Đăng ký ngay khóa học Business Analyst từ cơ bản đến nâng cao để tương lai sáng hơn.
Tóm lại, quy trình nghiệp vụ của BA là một quy trình bao gồm các bước chính sau: Phân tích nhu cầu, thiết kế giải pháp, triển khai giải pháp, theo dõi và tối ưu hóa,… Quy trình nghiệp vụ của BA giúp BA thực hiện vai trò của mình một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, đóng góp vào sự thành công của các dự án CNTT. Để thực hiện quy trình nghiệp vụ của BA, BA cần có các kỹ năng và công cụ phù hợp, cũng như sự hợp tác và giao tiếp tốt với các bên liên quan. Nếu bạn muốn được tư vấn bất cứ vấn đề nào về BA, hãy đặt lịch hẹn cùng chuyên gia của chúng tôi trên app Askany.
