Cách vẽ sơ đồ luồng dữ liệu là một kỹ năng quan trọng đối với những người làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin, kinh doanh hoặc thiết kế. Sơ đồ luồng dữ liệu giúp bạn dễ dàng biểu diễn cách dữ liệu được nhập, xử lý, lưu trữ và xuất ra trong một hệ thống hoặc quy trình thông tin. Trong bài viết này, Top20review sẽ hướng dẫn bạn các bước cơ bản để vẽ một sơ đồ luồng dữ liệu, cũng như một số lưu ý và thủ thuật để cải thiện chất lượng của sơ đồ của bạn.
Khi đối diện với những khó khăn và rủi ro trong quá trình vẽ sơ đồ luồng dữ liệu, thay vì tự mình cố gắng giải quyết, bạn có thể tận dụng khóa học BA 1 kèm 1 cùng với các chuyên gia hàng đầu tại Askany – nền tảng tư vấn hàng đầu Việt Nam. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn mang lại những góc nhìn và ý kiến chuyên sâu từ những người có kinh nghiệm.
Mục lục
Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ luồng dữ liệu chi tiết
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) là một công cụ biểu diễn mối quan hệ giữa các chức năng, luồng dữ liệu và kho dữ liệu trong một hệ thống hoặc quy trình thông tin. DFD giúp phân tích và cải thiện các cấu trúc dữ liệu hiện tại, cũng như thiết kế các hệ thống mới. Để vẽ một sơ đồ luồng dữ liệu, bạn cần tuân theo các bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích và phạm vi của DFD
Bạn cần biết sơ đồ luồng dữ liệu của bạn sẽ mô tả hệ thống nào, ở mức độ chi tiết nào, và cho ai xem. Ngoài ra, bạn cũng cần xác định các đầu vào và đầu ra của hệ thống, cũng như các tác nhân ngoài liên quan.
Bước 2: Vẽ sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Đây là DFD đơn giản nhất, chỉ gồm một hình chữ nhật góc tròn biểu diễn hệ thống, và các mũi tên biểu diễn các luồng dữ liệu vào và ra hệ thống. Các tác nhân ngoài được biểu diễn bằng các hình chữ nhật. Bạn cần đặt tên cho các thành phần này một cách rõ ràng và cụ thể.
Bước 3: Vẽ sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Sơ đồ này sẽ chi tiết hơn, bao gồm việc phân rã hệ thống thành các chức năng con, các kho dữ liệu và các luồng dữ liệu bên trong. Các chức năng con được biểu diễn bằng các hình chữ nhật góc tròn, các kho dữ liệu được biểu diễn bằng các hình hai song song, và các luồng dữ liệu được biểu diễn bằng các mũi tên.
Ngoài ra, bạn cũng cần đảm bảo rằng các luồng dữ liệu khớp với các đầu vào và đầu ra của DFD mức ngữ cảnh, và không có luồng dữ liệu nào bị mất hoặc thừa.
Bước 4: Vẽ các DFD mức thấp hơn nếu cần
Các DFD ở bước này, các chức năng con sẽ được phân thành các chức năng nhỏ hơn, để mô tả chi tiết hơn các hoạt động của hệ thống. Bạn có thể vẽ nhiều mức sơ đồ luồng dữ liệu tùy theo độ phức tạp của hệ thống. Đồng thời duy trì tính nhất quán và tính toàn vẹn của các luồng dữ liệu giữa các mức DFD.
Bước 5: Kiểm tra và sửa lỗi sơ đồ luồng dữ liệu
Bạn cần kiểm tra xem DFD của bạn có đúng, đầy đủ, rõ ràng, logic và phù hợp với mục đích và phạm vi đã định không. Bạn cần tránh các lỗi thường gặp như: luồng dữ liệu không có tên, luồng dữ liệu không có nguồn hoặc đích, luồng dữ liệu chồng chéo, chức năng không có luồng dữ liệu vào hoặc ra, kho dữ liệu không có luồng dữ liệu vào hoặc ra,.. Bạn cũng cần đảm bảo rằng DFD của bạn dễ hiểu và trình bày đẹp mắt.
Xem thêm: 12 nguyên tắc agile bạn cần nắm
Mẹo và thủ thuật khi vẽ sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) là một công cụ hữu ích để mô tả các quy trình, chức năng và luồng dữ liệu trong một hệ thống thông tin. Tuy nhiên, để tạo ra một sơ đồ luồng dữ liệu chính xác, rõ ràng và hiệu quả, bạn cần chú ý đến một số lưu ý và thủ thuật sau đây:
- Bạn cần biết rõ sơ đồ luồng dữ liệu của bạn nhằm mục đích gì, đối tượng nào sử dụng và bao gồm những gì. Điều này sẽ giúp bạn lựa chọn mức độ chi tiết, ký hiệu và cách trình bày phù hợp cho DFD của bạn.
- Đừng quên tuân theo các quy tắc và quy ước về các ký hiệu của sơ đồ luồng dữ liệu, như hình tròn cho các quy trình, hình chữ nhật cho các nguồn và đích dữ liệu, hình thoi cho các kho dữ liệu và mũi tên cho các luồng dữ liệu. Bạn cũng nên đặt tên rõ ràng và mô tả ngắn gọn cho các thành phần của DFD, tránh sử dụng các thuật ngữ chung chung, khó hiểu hoặc gây nhầm lẫn.
- Bạn nên bắt đầu với một sơ đồ luồng dữ liệu tổng quan, chỉ bao gồm các thành phần chính và các luồng dữ liệu chủ yếu của hệ thống. Sau đó, bạn có thể phân rã các quy trình thành các DFD cấp độ thấp hơn, chi tiết hơn, để mô tả các bước, chức năng và dữ liệu con của chúng. Bạn cần đảm bảo tính nhất quán và liên kết giữa các cấp độ của sơ đồ luồng dữ liệu, không bỏ sót hoặc thêm bớt các thành phần hoặc luồng dữ liệu không cần thiết.
- Cuối cùng, bạn nên xem lại DFD của bạn để kiểm tra tính đúng đắn, rõ ràng và hiệu quả của nó. Bạn có thể sử dụng các phương pháp như kiểm tra cân bằng, kiểm tra logic, kiểm tra trùng lặp hoặc kiểm tra độ phức tạp để đánh giá chất lượng của sơ đồ luồng dữ liệu.
Trên đây là cách vẽ sơ đồ luồng dữ liệu mà bạn đang tìm kiếm. Tuy nhiên, sơ đồ này chỉ là một công cụ truyền đạt ý tưởng, không phải một công cụ chính xác. Do đó, bạn nên tập trung vào việc làm cho sơ đồ của bạn rõ ràng, đơn giản, và dễ theo dõi, thay vì quá chi tiết và phức tạp. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng sơ đồ chuỗi giá trị, đừng ngần ngại kết nối và trò chuyện 1:1 cùng với các chuyên gia BA hàng đầu trong ngành BA tại Askany.
