Mô tả chức năng phần mềm là quá trình nêu rõ những gì mà phần mềm có thể làm, cách thức hoạt động và các yêu cầu đầu vào và đầu ra của nó. Mô tả này không chỉ là bản tóm tắt của những gì phần mềm có thể thực hiện, mà còn là hướng dẫn chi tiết về cách nó sẽ đáp ứng nhu cầu và mong muốn của người sử dụng. Trong bài viết này của Top20review là giới thiệu về khái niệm, phân loại và cách viết mô tả chức năng phần mềm.
Nếu bạn quan tâm và muốn hiểu rõ hơn về những kiến thức liên quan đến yêu cầu chức năng của hệ thống nhưng đang gặp khó khăn trong việc lọc thông tin chung chung trên internet. Một giải pháp hiệu quả và tiết kiệm nhất là tham gia các khóa học BA trực tiếp cùng các chuyên gia hàng đầu trong ngành tại ứng dụng tư vấn hàng đầu Việt Nam – Askany. Những kiến thức và kinh nghiệm được đúc kết từ chính dự án thực tế của họ sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề hiện tại một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Mục lục
Đôi nét về mô tả chức năng phần mềm là gì?
Mô tả chức năng phần mềm là quy trình xác định các chức năng mà phần mềm cần thực hiện, cũng như các điều kiện và ràng buộc liên quan. Quy trình này bao gồm các bước sau đầy đủ như sau:
- Thu thập yêu cầu: Làm việc với khách hàng, người dùng và các bên liên quan để hiểu nhu cầu, mục tiêu và mong đợi của họ đối với phần mềm.
- Phân tích yêu cầu: Phân tích các yêu cầu đã thu thập để xác định tính khả thi, mức độ ưu tiên, phụ thuộc và mâu thuẫn. Đưa ra các giải pháp và đề xuất cho các yêu cầu.
- Đặc tả yêu cầu: Viết tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm, bao gồm các yêu cầu chức năng và phi chức năng, các giao diện, các luồng nghiệp vụ, các trường hợp sử dụng và các biểu đồ liên quan. Tài liệu này phải rõ ràng, đầy đủ, nhất quán và có thể kiểm tra được.
- Xác nhận yêu cầu: Kiểm tra lại tài liệu đặc tả yêu cầu với khách hàng, người dùng và các bên liên quan để đảm bảo rằng nó đáp ứng được các yêu cầu ban đầu và không có lỗi sai sót. Thực hiện các thay đổi nếu cần và phê duyệt tài liệu.
Ví dụ minh họa: Mô tả chức năng phần mềm quản lý bán hàng
Chức năng: Quản lý đơn hàng
Hành vi: Hệ thống sẽ cho phép người dùng tạo, sửa, xóa, và tìm kiếm đơn hàng.
Mỗi đơn hàng có thể có các trường thông tin sau:
- Số đơn hàng
- Ngày đặt hàng
- Trạng thái đơn hàng
- Khách hàng
- Sản phẩm
- Số lượng
- Giá
- Tổng tiền
Xem thêm: Requirements Management là gì?
Khi người dùng tạo đơn hàng, họ cần nhập các thông tin cần thiết cho đơn hàng, bao gồm số đơn hàng, ngày đặt hàng, khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá và tổng tiền.
Khi người dùng sửa đơn hàng, họ có thể cập nhật các thông tin cần thiết cho đơn hàng.
Khi người dùng xóa đơn hàng, họ sẽ được yêu cầu xác nhận việc xóa.
Người dùng có thể tìm kiếm đơn hàng theo số đơn hàng, ngày đặt hàng, trạng thái đơn hàng, khách hàng, hoặc các trường thông tin khác.
Ngoài ra, mô tả chức năng phần mềm này cũng bao gồm các yêu cầu sau:
- Hệ thống phải cho phép người dùng xuất danh sách đơn hàng sang định dạng Excel hoặc PDF.
- Hệ thống phải cho phép người dùng in danh sách đơn hàng.
- Hệ thống phải gửi email thông báo cho khách hàng khi đơn hàng của họ được tạo, được xử lý, và được giao hàng.
Các yêu cầu này được thêm vào để mô tả chức năng phần mềm một cách đầy đủ hơn. Chúng giúp người dùng hiểu rõ hơn về cách sử dụng hệ thống và những gì hệ thống có thể làm được.
Các bước viết mô tả phần mềm chính xác và đầy đủ
Mô tả chức năng phần mềm đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển và triển khai sản phẩm, đặc biệt là để đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của phần mềm được hiểu rõ và thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng. Để tạo ra một mô tả chức năng chất lượng, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Xác định các chức năng mà phần mềm cần thực hiện, bằng cách phân tích yêu cầu của khách hàng, người dùng và các bên liên quan. Bạn có thể sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, khảo sát, quan sát, phân tích tài liệu, phân tích thị trường,…
- Bước 2: Phân loại các chức năng thành các nhóm chính, theo mức độ ưu tiên, phụ thuộc, tương quan hoặc mức độ chi tiết. Bạn có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ luồng dữ liệu, biểu đồ trạng thái, biểu đồ phân rã chức năng,…
- Bước 3: Mô tả từng chức năng một cách rõ ràng, đầy đủ, nhất quán và có thể kiểm tra được. Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật như viết ca sử dụng, viết mục tiêu chức năng, viết bảng yêu cầu,… Bạn nên đưa ra các thông tin về mục đích, đầu vào, đầu ra, điều kiện, ràng buộc, ngoại lệ và kết quả mong đợi của mỗi chức năng.
- Bước 4: Kiểm tra lại đoạn văn mô tả chức năng phần mềm, để đảm bảo rằng nó không có lỗi sai sót, mâu thuẫn, thiếu sót hoặc dư thừa. Bạn có thể sử dụng các phương pháp như đọc lại, so sánh, kiểm tra chéo, thử nghiệm,…
- Bước 5: Định dạng và trình bày đoạn văn mô tả chức năng phần mềm, theo các quy chuẩn và tiêu chuẩn đã được thống nhất. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Microsoft Word, LaTeX, Markdown,…
Nói tóm lại, mô tả chức năng phần mềm là một bước quan trọng trong quá trình phát triển phần mềm, giúp người dùng hiểu rõ hơn về sản phẩm của họ. Đồng thời giúp nhà phát triển thiết kế, kiểm thử và bảo trì phần mềm một cách hiệu quả. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm hiểu về mô tả yêu cầu chức năng của hệ thống, hãy nhanh chóng kết nối với các chuyên gia BA hàng đầu trên nền tảng Askany để được hỗ trợ chuyên sâu.
