Sử dụng AI để xây dựng bảng tính Excel là một trong những cách tiếp cận hiệu quả để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. Với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng AI để xử lý các bộ dữ liệu trong Excel đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng AI để xây dựng bảng tính Excel.
Mục lục
Chuẩn bị trước khi sử dụng AI để xây dựng bảng tính Excel
Để sử dụng AI để xây dựng bảng tính Excel, trước tiên bạn cần thực hiện các công đoạn sau đây:
- Đăng ký Chat GPT để sử dụng tại Việt Nam.
- Thu thập dữ liệu: Đầu tiên, bạn cần thu thập dữ liệu để đưa vào bảng tính Excel. Dữ liệu này có thể là các bộ số liệu trong một tài liệu PDF, các trang web hoặc các cơ sở dữ liệu khác.
- Tiền xử lý dữ liệu: Sau khi thu thập được dữ liệu, bạn cần tiền xử lý để chuẩn hóa dữ liệu. Các bước tiền xử lý có thể bao gồm xóa các giá trị trùng lặp, xóa các giá trị rỗng, chuẩn hóa định dạng của dữ liệu.
Sau khi đã chuẩn bị dữ liệu, chúng ta có thể bắt đầu bước vào phần dùng AI để xử lý các dữ liệu này. Chi tiết cách thực hiện sẽ được hướng dẫn ngay trong phần tiếp theo.
Hướng dẫn sử dụng AI để xây dựng bảng tính Excel
Chúng ta có thể sử dụng nhiều công cụ trí tuệ nhân tạo như ChatGPT hay Bing AI – một phiên bản cải tiến tương tự ChatGPT để thực hiện việc viết công thức Excel theo như ý muốn.
Trong ví dụ sau đây, chúng ta có bảng tính danh sách các loại điện thoại đã bán. Dữ liệu bảng bao gồm: tên dòng điện thoại, kích thước bộ nhớ điện thoại, ngày bán, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Ở bảng 2 chúng ta có bảng dữ liệu đơn giá. Bảng này sẽ được sắp xếp gồm các cột: tên dòng điện thoại, kích thước bộ nhớ điện thoại.
Mục tiêu là: yêu cầu AI viết giúp công thức để lấy giá từ bảng ma trận đơn giá thứ hai vào cột đơn giá của bảng dữ liệu danh sách điện thoại đã bán (bảng 1).
- Bước 1: Bạn cần xác định loại công thức mà bảng tính đang cần dùng. Bạn sẽ cần biết phải tham chiếu ô nào để áp dụng công thức cho ra được kết quả.
- Bước 2: Mở trình duyệt lên và đăng nhập vào ChatGPT hoặc Bing AI tuy theo nhu cầu.
- Bước 3: Nhập yêu cầu và mô tả các ô dữ liệu tham chiếu mà bạn sẽ cần sử dụng cho công thức.
- Bước 4: AI sẽ trả về hàm Excel kèm giải thích chi tiết.
- Bước 5: Lúc này bạn chỉ cần sao chép và nhập công thức đó vào bảng tính Excel rồi nhấn Enter và kiểm tra kết quả được tạo ra bởi AI. Bạn sử dụng công cụ Fill Handle để điền công thức cho các ô còn lại.
Ở ví dụ trên, chúng ta sẽ nhập nội dung như sau:
“Trong Excel, tôi có 2 sheets sau: sheet 1 chứa danh sách đơn hàng đã bán bao gồm tên dòng điện thoại tại ô B3:B10, kích thước bộ nhớ điện thoại ở ô C3:C10, đơn giá tại ô F3:F10. Sheet 2 có ma trận đơn giá tra theo tên dòng điện thoại và kích thước bộ nhớ tại ô A2:D5, trong đó ô B2:D2 là kích thước bộ nhớ, ô A3:A5 chứa tên dòng điện thoại. Hãy viết công thức để lấy đơn giá điện thoại. từ bảng ma trận đơn giá với tiêu đề cột và tiêu đề hàng trong sheet 2 vào cột đơn giá tại ô F3:F10 trong sheet 1”.
AI trả về kết quả:
“Để lấy đơn giá điện thoại từ bảng ma trận đơn giá trong sheet 2 vào cột đơn giá tại ô F3:F10 trong sheet 1, bạn có thể sử dụng công thức INDEX và MATCH như sau:
=INDEX(Sheet2!$B$3:$D$5, MATCH(B3, Sheet2!$A$3:$A$5, 0), MATCH(C3, Sheet2!$B$2:$D$2, 0))
Giải thích:
Sheet2!$B$3:$D$5: là phạm vi chứa ma trận đơn giá điện thoại trong sheet 2.
MATCH(B3, Sheet2!$A$3:$A$5, 0): là công thức tìm kiếm tên dòng điện thoại trong sheet 2. B3 là tên dòng điện thoại trong sheet 1 cần tìm kiếm, Sheet2!$A$3:$A$5 là phạm vi chứa tên dòng điện thoại trong sheet 2, 0 là tham số để chỉ định tìm kiếm chính xác.
MATCH(C3, Sheet2!$B$2:$D$2, 0): là công thức tìm kiếm kích thước bộ nhớ điện thoại trong sheet 2. C3 là kích thước bộ nhớ trong sheet 1 cần tìm kiếm, Sheet2!$B$2:$D$2 là phạm vi chứa kích thước bộ nhớ trong sheet 2, 0 là tham số để chỉ định tìm kiếm chính xác.
INDEX(Sheet2!$B$3:$D$5, MATCH(B3, Sheet2!$A$3:$A$5, 0), MATCH(C3, Sheet2!$B$2:$D$2, 0)): là công thức trả về giá trị đơn giá của điện thoại dựa trên tên dòng điện thoại và kích thước bộ nhớ được tìm thấy bằng công thức MATCH.”
Như vậy, việc sử dụng AI để xây dựng bảng tính Excel không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp nâng cao hiệu suất công việc của người dùng. Bằng cách sử dụng các công cụ trí tuệ nhân tạo như ChatGPT hay Bing AI, việc xử lý dữ liệu trên Excel trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết. Nếu bạn không biết cách tạo tài khoản ChatGPT thì có thể tải app Askany và sử dụng ChatGPT được tích hợp ngay trong ứng dụng. Hãy tải ngay và trải nghiệm sức mạnh của AI trong công việc của bạn.
