Cách quản lý Change request như thế nào? Change request là gì? Tại sao lại cần quản lý Change request? Đây là những câu hỏi mà nhiều người quản lý dự án phần mềm thường đặt ra khi đối mặt với những thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Trong bài viết này, Top20 sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản về Change request và quy trình quản lý Change request chỉ với vài bước cơ bản.
Nếu bạn cần một chuyên gia BA hướng dẫn trực tiếp cách quản lý Change request hiệu quả cho dự án cá nhân của mình. Vậy, hãy tải ứng dụng Askany ngay hôm nay để được liên hệ với chuyên gia Business Analyst uy tín hàng đầu.
Mục lục
Change request là gì?
Change request (hay: yêu cầu thay đổi) là đề xuất chính thức về việc thay đổi một sản phẩm hoặc hệ thống nào đó. Trong quản lý dự án phần mềm, một Change request thường phát sinh khi KH muốn bổ sung hoặc thay đổi các sản phẩm bàn giao đã thỏa thuận. Những thay đổi này có thể liên quan đến một số tính năng bổ sung, tùy chỉnh hay mở rộng dịch vụ,…Những yêu cầu thay đổi nằm ngoài phạm vi thỏa thuận, nên KH thường sẽ phải trả tiền cho các tài nguyên bổ sung cần thiết để đáp ứng chúng.
Xem thêm: Hướng dẫn các bước viết user story hiệu quả năm 2024
Tại sao lại cần biết cách quản lý Change request?
Trong quá trình quản lý dự án, chắc chắn yêu cầu thay đổi (change request) sẽ xuất hiện như một phần tự nhiên. Tuy nhiên, các yêu cầu thay đổi này cũng nên được suy xét kỹ lưỡng trước khi đưa vào thực hiện. Việc quản lý Change request có vai trò quan trọng trong việc:
- Đảm bảo rằng các yêu cầu thay đổi được ghi nhận, đánh giá, phê duyệt và thực hiện một cách minh bạch và có trách nhiệm.
- Kiểm soát các tác động của các yêu cầu thay đổi đối với phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng và các mục tiêu khác của dự án.
- Giữ cho các bên liên quan được cập nhật về trạng thái của các yêu cầu thay đổi và các hậu quả của chúng.
- Tăng cường sự hài lòng và niềm tin của khách hàng bằng cách đáp ứng được nhu cầu thay đổi của họ một cách linh hoạt và chuyên nghiệp.
Cách quản lý Change request chỉ với vài bước cơ bản
Để quản lý Change request một cách hiệu quả, bạn có thể áp dụng quy trình sau đây:
Bước 1: Ghi nhận yêu cầu thay đổi
Tất cả các Change request được ghi nhận một cách chi tiết và chính xác, trong đó bao gồm mô tả cụ thể về thay đổi mong muốn và lý do đằng sau nó. Bạn có thể sử dụng một mẫu biểu change request form để thu thập các thông tin cần thiết từ người yêu cầu. Một mẫu biểu change request form có thể bao gồm các trường sau:
- Tên và vai trò của người yêu cầu
- Ngày yêu cầu
- Mô tả yêu cầu thay đổi
- Lý do yêu cầu thay đổi
- Mức độ ưu tiên của yêu cầu thay đổi
- Tài liệu hỗ trợ (nếu có)
Bước 2: Xác định ảnh hưởng
Mỗi yêu cầu thay đổi được đánh giá về ảnh hưởng đối với dự án. Xác định tác động lên lịch trình, nguồn lực, chi phí và các yếu tố khác. Bạn cũng cần xem xét các rủi ro và cơ hội có thể phát sinh từ việc thực hiện yêu cầu thay đổi. Bạn có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt, phân tích SWOT, ma trận rủi ro,… để hỗ trợ quá trình này.
Bước 3: Phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu thay đổi
Sau khi xác định ảnh hưởng, bạn cần đưa ra quyết định về việc phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu thay đổi. Quyết định này cần dựa trên các tiêu chí như:
- Giá trị của yêu cầu thay đổi đối với khách hàng và dự án
- Khả năng thực hiện của yêu cầu thay đổi
- Chi phí và thời gian cần thiết để thực hiện yêu cầu thay đổi
- Sự đồng thuận của các bên liên quan
Bạn cần thông báo kết quả quyết định cho người yêu cầu và các bên liên quan khác. Nếu yêu cầu thay đổi được phê duyệt, bạn cần cập nhật các tài liệu dự án như bản kế hoạch, bản phạm vi, bản ngân sách,… để phản ánh sự thay đổi. Nếu yêu cầu thay đổi bị từ chối, bạn cần giải thích lý do và đề xuất các giải pháp thay thế nếu có.
Bước 4: Thực hiện yêu cầu thay đổi
Nếu yêu cầu thay đổi được phê duyệt, bạn cần lên kế hoạch và phân công các nhiệm vụ để thực hiện yêu cầu thay đổi. Bạn cần theo dõi tiến độ và chất lượng của các nhiệm vụ và giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có. Bạn cũng cần báo cáo kết quả thực hiện yêu cầu thay đổi cho khách hàng và các bên liên quan khác.
Bước 5: Quyết định về hướng đi tiếp theo
Sau khi thực hiện xong yêu cầu thay đổi, bạn cần đánh giá hiệu quả của việc thay đổi và quyết định về hướng đi tiếp theo. Bạn có thể tiếp tục thực hiện dự án theo kế hoạch đã cập nhật hoặc xem xét các yêu cầu thay đổi khác nếu có. Bạn cũng cần thu thập phản hồi từ khách hàng và các bên liên quan.
Sau khi thực hiện xong yêu cầu thay đổi, bạn cần đánh giá hiệu quả của việc thay đổi và quyết định về hướng đi tiếp theo. Bạn có thể tiếp tục thực hiện dự án theo kế hoạch đã cập nhật hoặc xem xét các yêu cầu thay đổi khác nếu có. Bạn cũng cần thu thập phản hồi từ khách hàng và các bên liên quan về sự hài lòng và kết quả của việc thay đổi.
Cách quản lý Change request là một kỹ năng quan trọng trong quản lý dự án phần mềm. Bằng cách áp dụng quy trình quản lý Change request chỉ với vài bước cơ bản, bạn có thể kiểm soát được các thay đổi trong dự án, đảm bảo chất lượng và hiệu quả của dự án, và tăng cường mối quan hệ với khách hàng và các bên liên quan. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách quản lý Change request. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay góp ý nào, xin vui lòng để lại bình luận bên dưới hoặc để lại câu hỏi trên ứng dụng Askany, các chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ giải đáp 1:1 cho bạn.
