Change request là gì? Đây là một đề xuất với mục tiêu thay đổi một sản phẩm hay hệ thống, thường được đưa ra bởi khách hàng hoặc một thành viên khác trong nhóm. CR có thể mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng và nhà cung cấp, nhưng cũng có thể gây ra nhiều rủi ro, khó khăn và tranh cãi. Vậy làm thế nào để quản lý CR một cách hiệu quả và linh hoạt? Trong bài viết này, hãy cùng nhau khám phá những đề tài xoay quanh Change Request, như khái niệm, nguyên tắc cũng như cách quản lý hiệu quả.
Trong quá trình quản lý yêu cầu thay đổi, BA phải đối mặt với nhiều tình huống thách thức do thiếu kinh nghiệm và kỹ năng kiểm soát. Thay vì tự mình giải quyết mọi vấn đề, hãy tận dụng các khóa đào tạo BA 1 kèm 1 cùng các chuyên gia hàng đầu trên ứng dụng Askany để tìm ra cách giải quyết hiệu quả!
Mục lục
Đôi nét về Change request là gì?
Change request là gì? Đây là một đề xuất nhằm thay đổi một sản phẩm, hệ thống, thường được đưa ra bởi khách hàng hoặc một thành viên khác trong nhóm. Trong một dự án phần mềm, CR sẽ xảy ra khi khách hàng muốn thay đổi yêu cầu, thiết kế hoặc chức năng của sản phẩm hay hệ thống mà đã được thỏa thuận từ trước.
CR thường chứa đựng nhiều rủi ro, nguyên nhân của các sự cố, các vấn đề, là nguồn cơn của các phàn nàn về chất lượng dịch vụ. Do đó, Change Request cần được quản lý một cách chặt chẽ, có sự đánh giá, phê duyệt, và theo dõi từ các bên liên quan. CR cũng cần được ước lượng về tác động tới thời gian, chi phí, và phạm vi của dự án.
Change Request là bước không thể tránh khỏi trong các dự án phần mềm, vì khách hàng có thể thay đổi ý kiến, nhu cầu, hoặc thị trường có thể thay đổi. Tuy nhiên, CR cũng có thể mang lại giá trị cho khách hàng, cho sản phẩm, và cho nhà thầu, nếu được xử lý một cách linh hoạt, sáng tạo, và hiệu quả.
Xem thêm: Cách vẽ sơ đồ luồng dữ liệu
Nguyên tắc khi thực hiện quy trình Change Request
Việc thay đổi có thể mang lại giá trị, cải thiện chất lượng, hoặc đáp ứng nhu cầu mới của khách hàng, nhưng cũng có thể gây ra những rủi ro, chi phí, và ảnh hưởng tới tiến độ của dự án. Do đó, khi áp dụng Change Request, cần tuân theo những nguyên tắc sau:
- Hãy nhớ rằng, phải có một quy trình quản lý CR rõ ràng, bao gồm các bước như: nhận, đánh giá, phê duyệt, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và đóng CR. Quy trình này phải được trao đổi và thống nhất với tất cả các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhà cung cấp và nhóm dự án.
- Mỗi CR phải được gán một mã số, một mô tả, một người yêu cầu, một người phụ trách, một mức độ ưu tiên, một trạng thái, và một thời hạn hoàn thành. Ngoài ra, các CR phải được cập nhật và báo cáo thường xuyên để đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát.
- Cần có một tiêu chí đánh giá CR, bao gồm các yếu tố như: mức độ cần thiết, khả thi, tác động, chi phí, và lợi ích của CR. Các CR phải được đánh giá một cách khách quan, kỹ lưỡng, và nhanh chóng bởi một nhóm đánh giá có đủ năng lực và quyền lực. Các CR phải được phân loại thành trong phạm vi hoặc ngoài phạm vi của dự án, và được đưa ra quyết định phê duyệt hoặc từ chối dựa trên tiêu chí đánh giá.
- Các CR có thể ảnh hưởng tới các hoạt động, nguồn lực, thời gian, và ngân sách của dự án. Do đó, khi có CR được phê duyệt, cần phải lập lại kế hoạch dự án, bao gồm các công việc, phụ thuộc, phân bổ, ước tính, và lịch trình của dự án. Các CR phải được lập kế hoạch một cách hợp lý, cân bằng, và linh hoạt, để đảm bảo không làm trật tự các hoạt động khác của dự án.
- Phải có một tiêu chuẩn kiểm tra và nghiệm thu CR. Các CR phải được thực hiện theo các quy định về chất lượng, an toàn, và bảo mật của dự án. Các CR phải được kiểm tra kỹ càng, bao gồm các kiểm tra đơn vị, tích hợp, hệ thống, và chấp nhận. Các CR phải được nghiệm thu bởi khách hàng và nhà cung cấp, và được đóng khi hoàn thành tất cả các yêu cầu.
Hướng dẫn cách quản lý Change Request đảm bảo hiệu quả
Việc quản lý Change Request một cách hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng, và chi phí. Dưới đây là các bước cơ bản để áp dụng Change Request:
Bước 1: Ghi nhận yêu cầu thay đổi
Tất cả những yêu cầu thay đổi cần được ghi nhận một cách chi tiết và chính xác, bao gồm mô tả cụ thể về mong muốn thay đổi và lý do của việc này. Ngoài ra, cần xác định người đề xuất, người phê duyệt, và người thực hiện thay đổi. Có thể sử dụng một mẫu Change Request Form để ghi nhận các thông tin này.
Bước 2: Xác định ảnh hưởng
Mỗi yêu cầu thay đổi được đánh giá về ảnh hưởng đối với dự án của bạn. Vậy nên, xác định tác động lên lịch trình, nguồn lực, chi phí, và các yếu tố khác. Cần tính toán thời gian, công sức, và ngân sách cần thiết để thực hiện thay đổi. Có thể sử dụng một công cụ ước lượng để hỗ trợ việc này.
Bước 3: Đưa ra quyết định
Sau khi xác định ảnh hưởng, cần đưa ra quyết định liệu có nên chấp nhận hay từ chối yêu cầu thay đổi. Quyết định này phải dựa trên các tiêu chí như giá trị, khả thi, và rủi ro của thay đổi. Cần cân nhắc lợi ích và hậu quả của việc thay đổi đối với khách hàng, nhóm dự án, và các bên liên quan. Có thể sử dụng một ma trận quyết định để so sánh các lựa chọn.
Bước 4: Thông báo kết quả
Sau khi đưa ra quyết định, cần thông báo kết quả cho người đề xuất và các bên liên quan. Nếu yêu cầu thay đổi được chấp nhận, cần cập nhật các tài liệu dự án, kế hoạch, và phân công công việc để phản ánh sự thay đổi. Nếu yêu cầu thay đổi bị từ chối, cần giải thích lý do và khuyến khích người đề xuất tìm kiếm các giải pháp khác.
Bước 5: Thực hiện và kiểm tra
Sau khi thông báo kết quả, cần thực hiện và kiểm tra thay đổi theo các bước đã định trước. Cần đảm bảo thay đổi được thực hiện đúng yêu cầu, không gây ra lỗi hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến các phần khác của hệ thống. Cần kiểm tra và xác nhận chất lượng và hiệu quả của thay đổi. Cần lưu trữ và báo cáo kết quả của việc thực hiện thay đổi.
Trong bài viết này, Top20review đã giải thích cho bạn change request là gì, những nguyên tắc quan trọng và làm thế nào để quản lý nó một cách hiệu quả. Hy vọng bạn có một cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về CR, cũng như cách áp dụng nó vào các dự án phần mềm của bạn. Nếu bạn gặp bất kỳ thắc mắc hoặc khó khăn nào liên quan đến quy trình yêu cầu thay đổi, hãy đặt lịch trò chuyện 1:1 với các chuyên gia BA uy tín trên ứng dụng tư vấn hàng đầu Việt Nam – Askany.
