Thực hiện Conditional Formatting 2 điều kiện như thế nào? Conditional Formatting trong Excel là một tính năng vô cùng hữu ích trong việc tạo báo cáo Dashboard. Tính năng này làm nổi bật các ô tính dựa theo các điều kiện nhất định. Tham khảo ngay bài viết dưới đây của Top20Review để tìm hiểu sâu hơn về cách sử dụng Conditional Formatting định dạng dữ liệu theo 2 điều kiện kèm ví dụ cụ thể.
Định dạng có nhiều điều kiện tuy là kỹ thuật cơ bản, nhưng đôi khi bạn sẽ đối mặt với những khó khăn như xác định sai điều kiện, dữ liệu cần định dạng quá lớn,… Hãy trực tiếp tìm đến các chuyên gia hay khóa học Data Analyst nhiều năm kinh nghiệm của Askany để được chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về vấn đề này.
Mục lục
Conditional Formatting là gì?
Conditional Formatting hay còn gọi là định dạng có điều kiện, là một tính năng trong Excel giúp người dùng định dạng ô tính dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như màu sắc, font chữ, biểu tượng,.. Định dạng có điều kiện mang đến sự linh hoạt và tự động hơn so với định dạng thông thường nếu ô tính đáp ứng đầy đủ các tiêu chí đã đặt ra. Bên cạnh đó, định dạng có điều kiện không chỉ áp dụng cho một ô, mà còn có thể áp dụng cho nhiều ô, hàng, cột và thậm chí là toàn bộ trang tính, điều này tùy thuộc vào nhu cầu của người dùng.
Những loại Conditional Formatting phổ biến nhất
Highlight cells Rules
Highlight Cells Rules là loại định dạng ô theo giá trị thỏa mãn điều kiện có sẵn hoặc do người dùng đặt ra. Dưới đây là một số chức năng đã được thiết lập sẵn của loại định dạng này:
- Greater Than: Định dạng ô có giá trị lớn hơn so với giá trị đã chọn.
- Less Than: Định dạng ô có giá trị nhỏ hơn so với giá trị đã chọn.
- Between: Định dạng các ô chứa giá trị nằm trong khoảng đã chọn.
- Equal To: Định dạng ô chứa giá trị bằng với giá trị đã chọn.
- Text That Contains: Định dạng ô chứa dữ liệu là chữ được chọn.
- A Date Occurring: Định dạng ô chứa thời gian mà người dùng tạo.
- Duplicate Values: Xác định các giá trị trùng lặp trong dãy số.
Top /Bottom Rules
Top/ Bottom Rules là phương pháp định dạng giá trị trong các ô dựa trên thứ hạng của một phạm vi dữ liệu mà người dùng đã chọn. Một số tiêu chí được dùng để định dạng như sau:
- Top 10 items: Ô sẽ hiển thị 10 giá trị lớn nhất.
- Top 10%: Ô sẽ hiển thị 10% giá trị lớn nhất của phạm vi dữ liệu.
- Bottom 10 items: Ô sẽ hiển thị 10 giá trị nhỏ nhất.
- Bottom 10%: Ô sẽ hiển thị 10% giá trị nhỏ nhất của phạm vi dữ liệu.
- Above Average: Ô sẽ hiển thị giá trị lớn hơn giá trị trung bình của phạm vi dữ liệu đã chọn.
- Below Average: Ô sẽ hiển thị giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của phạm vi dữ liệu đã chọn.
Data Bar
Data Bar là loại định dạng làm tăng tính trực quan của thông tin bằng cách thể hiện mức độ biến động của giá trị trong một phạm vi dữ liệu cụ thể. Để áp dụng tính năng này, bạn truy cập vào mục Conditional Formatting → Data Bars và sau đó lựa chọn bảng màu phù hợp với phạm vi dữ liệu của bạn.
Color Scale
Color Scales là kiểu định dạng giúp phân biệt giữa các ô trong một phạm vi dữ liệu cụ thể dựa trên sự biến đổi giá trị.
Icon Set
Tương tự như Data Bar và Color Scales, Icon Set là loại định dạng dùng các biểu tượng để phân nhóm giá trị trong ô thuộc một vùng dữ liệu bất kỳ.
Cách sử dụng Conditional Formatting cơ bản
Bước 1: Chọn vùng giá trị
Bước đầu của quá trình sử dụng Conditional Formatting chính là chọn chính xác vùng giá trị cần định dạng dữ liệu.
Bước 2: Thêm định dạng có điều kiện
Tiếp theo, bạn thực hiện chọn thẻ Home tại thanh Menu → chọn Conditional Formating → chọn New Rule để mở hộp thoại New Formatting Rule và bắt đầu thêm định dạng có điều kiện.
Bước 3: Cài đặt điều kiện định dàng
Trong hộp thoại New Formatting Rule, bạn hãy chọn kiểu quy tắc phù hợp với nhu cầu của mình, ví dụ chọn quy tắc Format only cells that contain để bắt đầu thêm các điều kiện định dạng cho ô.
Bước 4: Cài đặt Format Cell cho ô tính thỏa mãn điều kiện
Tại phần Preview, bạn chọn mục Format để mở hộp thoại Format Cells. Sau đó nhấn chọn mục Fill → More Colors để có thể chọn màu sắc tùy thích, bấm OK để xác nhận.
Bước 5: Xem kết quả
Ở bước cuối cùng, bạn quay lại hộp thoại New Formatting để kiểm tra lại các thao tác đã thực hiện và bấm OK kết thúc quá trình định dạng có điều kiện.
Ví dụ cách thực hiện Conditional Formatting 2 điều kiện
Với trường hợp định dạng dữ liệu theo 2 hoặc nhiều điều kiện khác nhau, chúng ta sẽ sử dụng thêm hàm =AND hoặc =OR làm công cụ hỗ trợ quá trình này.
- Nếu muốn xảy ra cùng lúc hai điều kiện thì sử dụng hàm = AND, ví dụ =AND($B2<$C2, $C2<$D2), hàm này có nghĩa là định dạng các ô có giá trị trong cột B nhỏ hơn cột C và giá trị trong cột C nhỏ hơn trong cột D.
- Nếu muốn xảy ra một trong hai điều kiện thì sử dụng hàm =OR, ví dụ =OR($B2<$C2, $C2<$D2), hàm này có nghĩa là định dạng các ô có giá trị trong cột B nhỏ hơn cột C hoặc các ô có giá trị trong cột C nhỏ hơn trong cột D.
Để hình dung rõ hơn về cách thực hiện định dạng 2 điều kiện, hãy cùng Top20Review tham khảo qua ví dụ dưới đây:
Cho bảng dữ liệu, yêu cầu tô màu loại hàng hoá có số lượng tồn kho lớn hơn 0 và được mua ở Huế.
Các bước thực hiện như sau:
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng điều kiện.
- Trên thanh Menu, chọn thẻ Home → Conditional Formatting → Manage Rules.
- Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Managers, bạn bấm chọn OK để mở hộp thoại New Formatting Rule và thực hiện lần lượt các thao tác sau:
- Tại mục Select a Rule Type, bấm chọn Use a formula to determine which cells to format.
- Tại mục Format values where this formula is True, nhập công thức =AND($C2>0, $E2=”Huế”).
- Tại mục Preview, bấm nút Format, chọn màu tùy thích và bấm OK.
- Nhấn OK tiếp để đóng hộp thoại New Formatting Rule.
- Khi trở lại hộp thoại Conditional Formatting Rules Managers, bạn bấm vào nút mũi tên hướng xuống của mục Show formatting rules for để chọn This Worksheet và bấm OK để kết thúc quá trình.
Lúc này kết quả sẽ trả về như hình bên dưới.
Bài viết trên đây đã hướng dẫn chi tiết cách thực hiện Conditional Formatting 2 điều kiện thông qua ví dụ cụ thể. Hy vọng với những chia sẻ của Top20Review sẽ giúp bạn hoàn thành các tác vụ xử lý dữ liệu thuận lợi. Bên cạnh đó, nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình định dạng có điều kiện, đặc biệt là đối với những nguồn dữ liệu phức tạp, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia DA giàu kinh nghiệm của Askany để được tư vấn chi tiết hơn về vấn đề này.
