Phương pháp xác định yêu cầu người dùng là một trong những bước quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Tuy nhiên, việc hiểu được nhu cầu thực sự của người dùng không phải là điều dễ dàng, đòi hỏi sự kỹ lưỡng, sáng tạo và linh hoạt của BA. Vậy làm thế nào để xác định yêu cầu người dùng một cách chính xác và hiệu quả? Trong bài viết này, Top20review sẽ giới thiệu cho bạn 6 phương pháp xác định yêu cầu người dùng được áp dụng rộng rãi trong thực tế.
Với sự đa dạng của các phương pháp xác định yêu cầu người dùng hiện nay, việc BA nên chọn lựa hướng đi nào phù hợp cho dự án của mình thực sự là một quyết định khó khăn. Để tránh chọn sai dẫn đến lãng phí thời gian và công sức vào việc phát triển một sản phẩm không hiệu quả, bạn có thể tận dụng cơ hội kết nối và trao đổi 1:1 với những chuyên gia giàu kinh nghiệm và kiến thức BA hàng đầu trên ứng dụng Askany.
Mục lục
Các phương pháp xác định yêu cầu người dùng hiệu quả hiện nay
Có nhiều phương pháp khác nhau để xác định yêu cầu người dùng, và việc lựa chọn phương pháp phù hợp là quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dự án sẽ đáp ứng đúng mong đợi của người dùng. Dưới đây là 6 phương pháp xác định yêu cầu người dùng phổ biến nhất mà bạn có thể thử áp dụng vào dự án:
Phỏng vấn
Một trong những phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay đó chính là phỏng vấn. BA sẽ tương tác trực tiếp với người dùng để thu thập tất tần tật những thông tin chi tiết về yêu cầu, mong muốn và đánh giá của họ. Sau đó, BA sẽ phân tích rõ hơn về nhu cầu thực sự của người dùng, tạo ra sự kết nối giữa họ và những người sử dụng, đồng thời cung cấp thông tin chính xác và chi tiết cho các team khác để hướng dẫn quá trình phát triển sản phẩm.
Nhóm tập trung
Đây là phương pháp xác định yêu cầu người dùng thông qua việc tạo ra môi trường thảo luận và trao đổi ý kiến giữa các thành viên trong nhóm người dùng có liên quan tới dự án sắp triển khai. Phương pháp này tạo cơ hội mở ra một không gian thảo luận sôi nổi, khuyến khích sự tương tác giữa các thành viên nhóm để trưng cầu ý kiến của họ. Để từ đó, BA có thể biết được đa dạng các quan điểm, đánh giá và sáng tạo thông qua việc kết hợp các ý kiến khác nhau.
Khảo sát
Khảo sát là một phương pháp tận dụng các câu hỏi đóng hoặc mở để thu thập thông tin từ người dùng. Và phương pháp này có thể được thực hiện trực tuyến hoặc trực tiếp tùy vào lựa chọn của BA. Ưu điểm của phương pháp khảo sát là thu thập được nhiều ý kiến từ nhiều người dùng khác nhau. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhược điểm là dữ liệu thu thập có thể không phản ánh chính xác ý kiến của toàn bộ đối tượng mục tiêu.
Quan sát
Nhiệm vụ chính của phương pháp này quan sát trực tiếp hoạt động của người dùng để hiểu rõ hơn về nhu cầu của họ. BA sẽ quan sát và ghi nhận lại các hoạt động của người dùng, từ đó đưa ra những kết luận về nhu cầu của họ. Ưu điểm của phương pháp này là BA có thể hiểu rõ hơn về cách người dùng sử dụng sản phẩm, từ đó cung cấp thông tin chính xác và chi tiết để hướng dẫn quá trình phát triển sản phẩm.
Lược đồ người dùng
Lược đồ người dùng là một bản vẽ đồ họa mô tả các hoạt động của người dùng khi sử dụng sản phẩm. Phương pháp này giúp BA hiểu rõ hơn về nhu cầu của người dùng, từ đó cung cấp thông tin chính xác và chi tiết để hướng dẫn quá trình phát triển sản phẩm.
Use case analysis
Phương pháp này tập trung vào việc phân tích các trường hợp sử dụng sản phẩm. BA sẽ tìm hiểu cách mà người dùng sử dụng sản phẩm, sau đó đưa ra những kết luận về các tính năng và chức năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của người dùng. Phương pháp này giúp BA hiểu rõ hơn về nhu cầu của người dùng, từ đó có thể cung cấp những thông tin chính xác và chi tiết cho quá trình phát triển sản phẩm.
Use Case Analysis tập trung vào cách hệ thống tương tác với người dùng và là một phần quan trọng của quy trình phát triển phần mềm. Phương pháp này giúp BA xác định rõ ràng và đầy đủ các yêu cầu chức năng, từ đó hỗ trợ quá trình thiết kế và triển khai hệ thống tối ưu hiệu quả hơn.
BA có thể áp dụng linh hoạt của những phương pháp này để giúp xác định yêu cầu người dùng một cách toàn diện và chính xác, từ đó đảm bảo rằng sản phẩm sẽ đáp ứng mọi mong đợi của đối tượng sử dụng.
Làm sao lựa chọn được phương pháp phù hợp với dự án?
Lựa chọn phương pháp xác định yêu cầu người dùng là một quyết định quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống hoặc sản phẩm. Việc chọn đúng phương pháp sẽ giúp đảm bảo rằng các yêu cầu được hiểu rõ và đáp ứng đúng nhu cầu của người sử dụng. Dưới đây là một số bước hướng dẫn để lựa chọn phương pháp phù hợp với dự án của bạn:
Mục tiêu của dự án: Đầu tiên, bạn cần hiểu rõ mục tiêu của dự án để có thể xác định được chính xác và cụ thể những yêu cầu cụ thể của người dùng.
Đối tượng người dùng: Bước tiếp theo khi áp dụng phương pháp xác định yêu cầu người dùng, việc hiểu rõ đối tượng mục tiêu của bạn là ai cũng rất quan trọng. Điều này bao gồm việc nắm bắt được nhu cầu, mong muốn và nhu cầu của họ về sản phẩm phần mềm.
Đánh giá tài nguyên: Bạn cần xác định chính xác nguồn tài nguyên hiện tại của dự án bao gồm ngân sách, thời gian và kỹ năng của nhóm phát triển để xác định xem “phương pháp xác định yêu cầu người dùng nào phù hợp với tài nguyên có sẵn?
Phương pháp thu thập thông tin: Tiếp theo là bạn lựa chọn phương pháp xác định yêu cầu người dùng phù hợp, bao gồm phỏng vấn, khảo sát, nhóm thảo luận và quan sát. Tùy thuộc vào ngữ cảnh cụ thể của dự án và nguồn lực có sẵn mà bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp.
Phân tích và đánh giá: Sau khi thu thập yêu cầu, bạn cần phân tích và đánh giá chúng để xác định xem chúng có phù hợp với mục tiêu của dự án hay không. Điều này có thể đòi hỏi sự tham gia của các bên liên quan khác như các nhà phát triển, các chuyên gia ngành và cả người dùng cuối cùng.
Thực hiện đánh giá rủi ro: Cuối cùng bạn cần xác định cũng như lường trước những rủi ro có thể xuất hiện khi sử dụng một phương pháp xác định yêu cầu người dùng và hướng giải quyết tối ưu khi rủi ro xảy ra sẽ như thế nào.
Bằng cách xem xét các yếu tố trên, bạn có thể lựa chọn phương pháp xác định yêu cầu người dùng phù hợp nhất với dự án của mình.
Rủi ro khi xác định yêu cầu người dùng và cách giải quyết
Trong quá trình triển khai các phương pháp xác định yêu cầu người dùng, có một số rủi ro và vấn đề thường gặp mà nhóm phát triển thường phải đối mặt. Dưới đây là một số vấn đề BA rất hay gặp phải và hướng dẫn cách giải quyết hiệu quả, triệt để:
Thiếu tương tác với người dùng
Nếu không có sự tương tác đủ với người dùng, BA có thể hiểu lầm hoặc bỏ sót thông tin quan trọng của họ, dẫn đến dự án khó đạt được hiệu quả như mong muốn.
Giải quyết: Tổ chức các phiên thảo luận, phỏng vấn, hoặc thậm chí sử dụng công nghệ để thu thập ý kiến và phản hồi từ người dùng.
Chấp nhận yêu cầu mơ hồ, không rõ ràng
Những yêu cầu không rõ ràng hoặc không thể chấp nhận được có thể dẫn đến việc phát triển sản phẩm không đáp ứng mong đợi của người dùng, vì vậy BA cần lưu ý thật kỹ khi áp dụng các phương pháp xác định yêu cầu người dùng.
Giải quyết: Đảm bảo rằng mọi yêu cầu được mô tả chi tiết và đầy đủ, kết hợp với sử dụng kỹ thuật mô phỏng hoặc prototype để minh họa ý tưởng.
Thay đổi yêu cầu liên tục
Nếu BA thay đổi yêu cầu người dùng đột ngột và thường xuyên có thể ảnh hưởng rất nhiều đến lịch trình và ngân sách của dự án.
Giải quyết: Thực hiện quy trình xác nhận và chấp nhận yêu cầu, đồng thời lập kế hoạch để quản lý thay đổi và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan được thông tin.
Không hiểu rõ nhu cầu người dùng
Ngoài ra, những hiểu lầm của BA về nhu cầu người dùng có thể dẫn đến việc phát triển sản phẩm không phù hợp và dự án thất bại.
Giải quyết: Sử dụng phương pháp như phỏng vấn, thăm quan hoặc tạo mô hình người dùng để hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của họ.
Thiếu tính linh hoạt
Nếu một BA thiếu tính linh hoạt có thể khiến cho quá trình xác định yêu cầu người dùng trở nên cứng nhắc và không thích ứng được với thay đổi không ngừng của thị trường.
Giải quyết: Áp dụng các phương pháp phát triển linh hoạt như Agile và luôn sẵn sàng điều chỉnh yêu cầu theo yêu cầu thị trường.
Phân kỳ truyền thông không hiệu quả
Một rủi ro tìm ẩn xuất phát từ nội bộ team dự án khi áp dụng các phương pháp xác định yêu cầu người dùng đó chính là việc truyền đạt thông tin giữa nhóm phát triển và người dùng không hiệu quả.
Giải quyết: Sử dụng công cụ quản lý yêu cầu hiệu quả và tổ chức các cuộc họp định kỳ để đảm bảo sự hiểu biết chung.
Thiếu ứng dụng công nghệ
Khi áp dụng các phương pháp xác định yêu cầu người dùng để phát triển phần mềm theo ý của họ, nếu BA không sử dụng các công cụ hiện đại để hỗ trợ công việc có thể làm giảm hiệu suất và chất lượng của quá trình này.
Giải quyết: Sử dụng phần mềm quản lý yêu cầu, các công cụ thiết kế, và phương tiện truyền thông kỹ thuật số để tối ưu hóa hiệu suất.
Bằng cách đối mặt và giải quyết những rủi ro và vấn đề thường gặp này một cách linh hoạt và có chủ động, nhóm phát triển có thể đảm bảo rằng quá trình xác định yêu cầu diễn ra một cách hiệu quả và kết quả cuối cùng đáp ứng mong đợi của người dùng.
>>>Tham khảo: Khóa học Business Analyst từ cơ bản đến nâng cao dành cho bạn.
Qua bài viết trên, Top20review đã cung cấp cho bạn 7 phương pháp xác định yêu cầu người dùng phổ biến và hiệu quả, bao gồm phỏng vấn, nhóm tập trung, khảo sát, quan sát, lược đồ người dùng, use case analysis và nguyên tắc MVP. Tùy vào từng dự án, bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất để thu thập thông tin, thấu hiểu và đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hoặc đang đối diện với nhiều thách thức khi chọn lựa và triển khai những phương pháp xác định yêu cầu người dùng, bạn có thể tìm kiếm sự giúp đỡ của những chuyên gia hàng đầu ngành Business Analyst tại ứng dụng Askany thông qua hình thức videocall hoặc gặp gỡ trực tiếp.
