Trong môi trường kinh doanh ngày nay, quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông là một kỹ năng cực kỳ quan trọng khi các doanh nghiệp phải đối mặt với các thông tin sai lệnh, bị chơi xấu, hoặc các sự cố không mong muốn. Để làm được điều này không phải là dễ, rất nhiều trường hợp đã gặp những hậu quả nghiêm trọng gây tổn thất nặng nề cho công ty. Vậy làm sao để xử lý khủng hoảng truyền thông nhanh chóng mà vẫn hiệu quả? Hãy đọc ngay bài viết của Top20Review dưới đây để tìm ra câu trả lời.
Mục lục
Quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả với 5 bước
Sau đây là quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông được xem là tiêu chuẩn và hiệu quả nhất được rất nhiều chuyên gia Marketing tin tưởng áp dụng mỗi khi có khủng hoảng xảy ra tại công ty, đó là:
Bước 1: Tạo ngay bộ phận xử lý khủng hoảng
Để đảm bảo sự ứng phó linh hoạt và hiệu quả, bước đầu tiên và quan trọng nhất chính là lập bộ phận xử lý khủng hoảng. Đội ngũ này không chỉ đòi hỏi giàu kinh nghiệm mà còn cần có sự hiểu biết sâu rộng về các thuật ngữ Marketing, truyền thông, cách xây dựng chiến lược truyền thông và khả năng đưa ra những quyết định đúng đắn trong thời gian ngắn.
Để đảm bảo hiệu suất, bạn nên giới hạn số lượng thành viên trong đội ngũ này để giúp tối ưu hóa sự linh hoạt và tập trung vào mục tiêu cụ thể. Với mỗi thành viên, hãy phân công nhiệm vụ rõ ràng để mọi người có thể hoạt động một cách hiệu quả.
Đồng thời, bạn cần phân loại các công việc theo từng chức năng và thiết lập quy trình quyết định đảm bảo rằng mọi thông tin được chuyển đến và từ đội ngũ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hãy có điểm liên lạc chặt chẽ và thiết lập quy trình quyết định, việc này không chỉ giúp đội ngũ hoạt động như một thể thống nhất mà còn tăng khả năng đưa ra quyết định trong tình huống khẩn cấp.
Cuối cùng, bạn cũng nên kiểm tra chất lượng đội ngũ xử lý thường xuyên thông qua đào tạo nhân sự thường xuyên giúp đảm bảo rằng họ luôn cập nhật với những thay đổi trong lĩnh vực khủng hoảng và truyền thông.
Bước 2: Liên hệ với báo chí
Tiếp theo trong quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông là thiết lập mối quan hệ hợp tác với các bên báo chí. Hành động này không chỉ giúp bạn có thể đưa thông tin đúng đắn đến tai khách hàng một cách rõ ràng, minh bạch mà còn tạo ra hiệu quả tích cực, có thể làm dịu bớt tâm trạng của người tiêu dùng.
Điều quan trọng nhất mà bạn luôn phải đặt lên hàng đầu là các thông tin mà bạn cung cấp cho báo chí cần phải được xác minh về tính chân thật và phát ngôn cần được thực hiện một cách cẩn thận.
Bước 3: Ngăn chặn các thông tin tiêu cực
Trong môi trường kỹ thuật số ngày nay, tốc độ lan truyền thông tin trở nên vô cùng nhanh chóng và rất khó để thu hồi. Người dùng chỉ cần vài giây để chia sẻ thông tin trên internet, nó sẽ tạo nên một tình hình mà khủng hoảng có thể bùng phát nhanh chóng.
Để kiểm soát và hạn chế tác động tiêu cực của khủng hoảng, doanh nghiệp cần triển khai từ việc xây dựng một chiến lược seeding chặt chẽ, chạy quảng cáo trên mạng xã hội cũng như đồng thời phải xử lý nhanh chóng những thông tin tiêu cực trước khi chúng lan truyền quá rộng và mất tầm kiểm soát.
Để đạt được hiệu quả tốt nhất trong việc xử lý vấn đề, sự hợp tác chặt chẽ với đối tác của công ty là không thể thiếu. Những đối tác này có thể là doanh nghiệp đồng hành hoặc các cá nhân có ảnh hưởng lớn trong ngành. Việc này không chỉ giúp nhanh chóng đối phó với thông tin tiêu cực mà còn tạo dựng sự tin cậy từ cộng đồng.
Bước 4: Lên kế hoạch cho hành động và phát ngôn sao cho nhất quán
Đầu tiên, đội ngũ xử lý khủng hoảng cần tiến hành phân tích kỹ lưỡng về tình hình, xác định chính xác vấn đề và tác động của nó đối với doanh nghiệp và các bên liên quan. Sau đó, việc xác định đối tượng và mục tiêu trở nên quan trọng, đặt ra câu hỏi về ai là người cần được định rõ thông điệp và mục tiêu của chiến lược.
Thông điệp cốt lõi cần được xây dựng sao cho nó phản ánh đồng nhất và tầm quan trọng của doanh nghiệp. Quan trọng hơn hết là nó phải linh hoạt để thích ứng với đối tượng và tình huống khác nhau.
Tiếp theo, việc phối hợp các phương tiện truyền thông cũng không thể thiếu, từ việc xác định các kênh truyền thông chính đến lên lịch trình chi tiết cho buổi họp báo, phát sóng trực tiếp, và các nền tảng mạng xã hội.
Trong khi đó, hãy nói chuyện và đàm phán thường xuyên với các đối tác, liên đoàn, và cơ quan chính phủ để duy trì các mối quan hệ giữa các bên. Cuối cùng, việc đánh giá và tối ưu hóa chiến lược là không thể thiếu để theo dõi hiệu quả và điều chỉnh khi cần.
Hơn hết tất cả. sự trung thực và mở lòng của bạn sẽ là chìa khóa để xây dựng lòng tin từ công chúng.
Bước 5: Rút ra bài học kinh nghiệm cho công ty của bạn
Trong khi các bước trước đó đang hướng đến cách đối phó với dư luận và khắc phục tình hình, thì việc rút kinh nghiệm từ khủng hoảng sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại chính bản thân mình để tránh lặp lại khủng hoảng trong tương lai.
Quá trình này bao gồm việc phân tích chi tiết và xem xét lại chiến lược Marketing tổng thể của công ty, những điểm quan trọng nhất của vấn đề, những yếu tố đã góp phần vào sự xuất hiện của khủng hoảng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần thiết lập một hệ thống phòng tránh rủi ro, dựa trên những kinh nghiệm rút ra từ khủng hoảng trước đó, bao gồm xây dựng kế hoạch chi tiết, đào tạo nhân sự cho các tình huống khẩn cấp, và liên tục cập nhật kịch bản cho mọi trường hợp xấu.
Một hệ thống phòng tránh rủi ro vững chắc sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn trước những thách thức và giảm nguy cơ xuất hiện khủng hoảng một cách đáng kể.
Kết luận
Trên đây là quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông theo 5 bước mà bạn nên áp dụng trong trường hợp công ty bạn gặp vào tình cảnh này. Tuy nhiên đây là một việc xảy ra rất đột ngột mà nếu bạn không xử lý một cách thông minh thì sẽ rất dễ khiến công ty bị thiệt hại nghiêm trọng.
Vậy để đối phó với những tình huống như thế này, hãy truy cập ngay Askany để được các chuyên gia Marketing giàu kinh nghiệm giúp bạn và tìm được hướng giải quyết tốt nhất trong thời gian nhanh nhất.
